Il tempo è una risorsa importante e limitata, e il modo in cui lo utilizziamo ha conseguenze notevoli
sul nostro benessere e rendimento; possiamo e dobbiamo gestirlo in modo efficace per goderne appieno, dal punto di vista personale e professionale. Per farlo, esistono tante tecniche: una delle più conosciute è la Matrice di Eisenhower.
Che cos’è la Matrice di Eisenhower
Dwight D. Eisenhower è stato il trentaquattresimo Presidente degli Stati Uniti, dal 1953 al 1961. Eppure, tutti coloro che si siano anche solo vagamente interessati alla gestione del tempo, lo conoscono più che altro per la cosiddetta Matrice di Eisenhower, una delle tecniche più efficaci per aumentare la produttività e definire le priorità della giornata.
Eisenhower dice:
Ciò che è importante raramente è urgente, ciò che è urgente raramente è importante.
Ai tempi in cui era generale comandante delle forze alleate durante la Seconda Guerra Mondiale, si dice che avesse l’abitudine di disegnare quattro quadranti tra cui scomporre la lista delle pratiche da svolgere; c’erano quelle che doveva fare lui stesso, e quelle che potevano essere delegate, pianificate o eliminate. Seppur in contesti diversi, questa Matrice di Eisenhower (o Matrice urgente/importante) è stata recuperata dagli esperti di gestione del tempo; il suo successo è dovuto alla semplicità di esecuzione e all’immediatezza d’uso.
Matrice di Eisenhower: concetti base e vantaggi
Alla base della Matrice di Eisenhower, ci sono quei due concetti che ritornano nella citazione del comandante: urgenza e importanza. La maggior parte dei nostri compiti, infatti, può essere classificato secondo questi due criteri:
- un’attività o un compito sono urgenti quando hanno una scadenza pressante, o devono comunque essere svolti affinché possano essere svolte attività successive. Sul lavoro e nella vita personale, l’urgenza di un compito è sempre oggettiva: una scadenza, un’emergenza o un imprevisto, una nuova richiesta da parte del capo, un appuntamento già prefissato.
- un’attività o un compito sono importanti quando mirano ai tuoi obiettivi più significativi, siano essi personali o professionali; sono ciò che, passo dopo passo, ti avvicinano agli obiettivi a lungo termine della tua vita e, quindi, hanno per te un valore soggettivo e rilevante.
Che siano oggettivi o soggettivi, i compiti definiti per loro importanza o urgenza ti aiutano a definire le priorità della tua vita; quello della priorità è il concetto chiave della Matrice di Eisenhower, ed è anche il suo principale vantaggio. La priorità definisce la precedenza che certe cose devono avere sulle altre: utilizzando la Matrice di Eisenhower in modo efficace, è come se ogni tuo compito occupasse un posto ben preciso nella tua giornata e nella tua vita; in questo modo, ti sarà più semplice svolgere le attività solo nell’ordine cronologico (urgenti) e di rilevanza (importanti) che sia più congeniale a te, al tuo stile di vita e ai tuoi obiettivi.
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Utilizzare la Matrice di Eisenhower per la gestione del tempo
Invece di stilare una semplice lista di cose da fare giornaliera, da domani prova a utilizzare la Matrice di Eisenhower: ti basterà disegnare 4 quadranti e inserire i tuoi compiti in ognuno, in base alla loro importanza o urgenza.
1. Primo quadrante
Nel primo quadrante, in alto a sinistra, scrivi i compiti che, oggi, sono sia urgenti sia importanti. Dev’essere quindi un’attività che va oggettivamente eseguita per una sua precisa scadenza temporale, ma che è anche fondamentale per te, oppure che non può essere fatta da nessun altro, se non da te. Può trattarsi dell’appuntamento dal medico, ma anche di un improrogabile impegno lavorativo; del rinnovo dell’abbonamento in palestra prima che scada, o dell’improvvisa richiesta di aiuto da parte di un’amica a cui tieni molto.
Le attività che si trovano nel primo quadrante vanno svolte da te stessa, e vanno svolte oggi: sono le prime di cui ti dovrai occupare per portare a termine la “missione” della giornata.
2. Secondo quadrante
Nel secondo quadrante, in alto a destra, scrivi i compiti che non sono urgenti oggi, ma che sono comunque importanti per te e per il raggiungimento dei tuoi obiettivi. Spesso, qui rientrano le attività che riguardano la crescita personale o la coltivazione degli affetti come fermarsi a pranzo con il collega, andare a fare una corsa, preparare i pasti della settimana o frequentare quel corso che ti ispira tanto.
Le attività che si trovano in questo quadrante devono solitamente essere svolte da te – perché per te sono essenziali –, ma non necessariamente oggi; pianificale per un momento successivo della giornata, cioè per quando avrai terminato i compiti del primo quadrante, oppure per tempi più tranquilli.
3. Terzo quadrante
Nel terzo quadrante, in basso a sinistra, rientrano quei compiti che sono effettivamente urgenti, ma che per te non hanno una particolare rilevanza. Spesso, in questo caso si tratta di interruzioni che richiedono la tua attenzione con “urgenza”, ma di cui avresti volentieri fatto a meno: una telefonata di una persona che ti chiede un favore mentre stai lavorando, una qualche richiesta da parte di un collega. Oppure, può trattarsi di scadenze e appuntamenti a cui però, non devi pensare per forza tu.
Le attività che si trovano in questo quadrante possono essere delegate a qualcun altro meno impegnato di te (chiedi al tuo partner di pagare le bollette, questo mese, se tu oggi sei impegnata in altro), oppure possono essere declinate e interrotte con un gentile, assertivo ma fermo “no”.
4. Quarto quadrante
Nel quarto quadrante, infine, ci sono le attività che non sono urgenti né importanti. Può capitare che nella tua to-do list ci siano cose come “scegliere che serie TV guardare stasera” o “chiamare Marta” (perché devi anche se non ne hai proprio voglia). Si tratta di attività che non sono impellenti, e che non sono neanche fondamentali perché non ti avvicinano ai tuoi obiettivi, né ti arricchiscono a livello personale o professionale; possono essere distrazioni, passatempi che però non ti danno particolari stimoli, oppure “obblighi” imposti da qualcun altro che non senti tuoi.
In questo caso, vale la pena rendersi conto di quanto certe cose sono irrilevanti per te, e che guardare l’ennesimo episodio di una serie o scrollare su Instagram per ore non ti apportano niente. Se così fosse, elimina queste attività dalla tua vita o, almeno, relegale a una piccolissima percentuale del tuo tempo (massimo un’ora al giorno).
Ricorda sempre che urgenza e importanza sono nomi generici per determinare due caratteristiche fondamentali delle attività che svolgiamo ogni giorno, cioè la loro rilevanza temporale e il loro significato per noi. Ma, nella tua Matrice di Eisenhower, puoi distribuire le attività anche in base ad altri fattori correlati, come “vantaggio”, “compenso”, “noia”, “soddisfazione”. Come tutte le tecniche di gestione del tempo, anche la Matrice di Eisenhower può (e deve!) essere personalizzata secondo le tue esigenze; sono le tecniche a doversi adattare alla nostra vita, non il contrario. Con un po’ di personalizzazione e tanta, tanta pratica – prova la Matrice di Eisenhower per almeno due settimane –, è molto probabile che questa tecnica ti renderà più produttiva e soddisfatta sul lungo termine.
Conoscevi la Matrice di Eisenhower? Prova a utilizzarla per qualche settimana: scoprirai quanto ti può essere utile per gestire il tuo tempo a lavoro, in famiglia e oltre!
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